Choć od 2004 roku prowadzenie kart drogowych nie jest już koniecznością, wiele firm dysponujących flotą samochodów służbowych nadal prowadzi obowiązek wypełniania ich przez swoich pracowników, korzystających z aut służbowych, w których nie instaluje się tachografów. Przyczyną tego, stanu jest przydatność karty kierowcy w zakresie ewidencji i rozliczania czasu pracy, spędzonego za kierownicą. Wypełniona przez pracownika karta drogowa pozwala jego pracodawcy na kontrolowanie wydatków związanych z korzystaniem z auta służbowego oraz na prawidłowe naliczanie wynagrodzenie dla kierowcy.
Karty drogowe – przestarzałe rozwiązanie monitoringu floty
To, jakie dane kierowca musi uzupełniać w karcie drogowej, zależy wyłącznie od ustaleń z jego pracodawcą. Nie istnieją ogólnie obowiązujące szablony kart drogowych, gdyż obowiązek ich stosowania nie wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawnych. Najczęściej notowanymi w nich informacjami są jednak dane kierowcy i samochodu, stan poziomu paliwa przy wyjeździe i po powrocie do bazy, stan licznika przed rozpoczęciem podróży i po jej zakończeniu. Ponadto, w zależności od wymagań firmy kierowca mógł być zobligowany do podania szczegółowych danych na temat przebytej trasy, czasu swojej pracy oraz określenia wydatków związanych z podróżą służbową. Im więcej danych zawierała karta drogowa, tym łatwiej pracodawcy rozliczyć pracownika z wykonywanych przez niego obowiązków. Szczegółowe wypełnianie karty wiąże się ze stratą dużej ilości czasu, zarówno po stronie kierowcy, jak i jego pracodawcy, który wypełnione przez pracownika dane musi skatalogować oraz rozliczyć.
Systemy telematyczne jako rozwiązanie kłopotu z monitoringiem floty
Dzięki systemom telematycznym wszystkie dane dotyczące podróży samochodem firmowym mogą zostać zapisywane automatycznie i wysyłane zdalnie, w czasie rzeczywistym do managera floty. Wykorzystująca systemy GPS platforma WEBFLEET pozwala na monitoring wszystkich samochodów floty. Systemy telematyczne kolekcjonują dane na temat aktualnego położenia samochodu, pokonywanych przez nie tras, czy średniego spalania. Rozwiązanie to zwalnia kierowców ze żmudnego rejestrowania wszystkich parametrów jazdy oraz dostarczania kart drogowych do rąk pracodawcy. Platforma WEBFLEET pozwala również na planowanie najbardziej korzystnych tras przejazdów oraz dynamiczne przypisywanie zadań kierowcom będącym najbliżej interesującej nas lokalizacji. Dzięki generowanym przez nią raportom pracodawca z łatwością będzie mógł rozliczać pracę kierowcy. Dodatkowo, inwestycja w systemy telematyczne przyniesie firmie znaczące ograniczenie kosztów związanych z utrzymaniem floty. Zastosowanie systemów monitoringu floty ogranicza koszty związane z nadmiernym spalaniem paliwa, zużywaniem części samochodowych oraz podnosi bezpieczeństwo jazdy i prowadzi do zmniejszenia wysokości składek ubezpieczeniowych.
