Twoje biuro zalewają stosy niepotrzebnej dokumentacji, a archiwum pęka w szwach? Zdajesz sobie sprawę z tego, że właściwe niszczenie i utylizacja dokumentów jest niezwykle ważnym aspektem ich przetwarzania, dlatego zdecydowałaś się na wybór firmy zewnętrznej zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Być może nie posiadasz odpowiedniego zaplecza, aby samodzielnie pozbyć się niepotrzebnych papierów, a może wolisz szybkość i wygodę, jaką daje powierzenie tego zadania podmiotowi zewnętrznemu? Zaczynasz szukać dobrej i najlepiej niedrogiej firmy, która rozwiąże Twoje problemy. Wpisujesz interesujące Cię hasło w Internet i wyświetlają się dziesiątki stron. Dlaczego jest ich tak dużo? Jak ocenić, która firma jest dobra, a która nie? Gdzie szukać tej najlepszej? I wreszcie – jak dostosować ofertę do własnych potrzeb?
Dlaczego jest tak wiele firm zajmujących się niszczeniem dokumentacji?
Od pewnego momentu wzrosła popularność usług outsourcingowych w naszym kraju. Wielu przedsiębiorców decyduje się na tego typu rozwiązania, zlecając pomniejsze funkcje firmom zewnętrznym, a samemu skupiając się wyłącznie na prowadzeniu własnego biznesu. Do niedawna usługi outsourcingowe stosowane były głównie do zatrudniania nowych pracowników lub wynajmowania przestrzeni. Obecnie rynek ten rozrósł się jednak tak bardzo, że możemy posiadać zewnętrzną księgowość, archiwum, a nawet zlecać utylizację dokumentacji firmie zewnętrznej. Zapotrzebowanie na tego typu usługi i wygoda to główny z powodów powstawania firm zajmujących się profesjonalnym niszczeniem dokumentacji. Drugi powód jest jeszcze bardziej prozaiczny – to wciąż postępujący rozwój biurokracji. Niezbędnych do prowadzenia bieżących spraw dokumentów, druków i formularzy stale przybywa, a co za tym idzie prędzej czy później trzeba będzie się ich pozbyć w sposób zgodny z prawem. A kto poradzi sobie z tym lepiej niż profesjonalista?
Gdzie znaleźć najlepszą firmę niszczącą dokumenty?
Nie ma się co łudzić. W dzisiejszych czasach istnieją właściwie dwa sposoby na znalezienie tego, czego się szuka. Pierwszy, a zarazem najlepszy scenariusz, to polecenie czegoś przez kogoś. Znasz tę osobę i cenisz jej zdanie – to właściwie wystarczy. Twój znajomy kiedyś miał podobny problem do Ciebie, ale firma, która wykonywała dla niego zlecenie, świetnie się sprawdziła. Dostajesz namiary i możesz się umawiać na termin odbioru dokumentów. Schody zaczynają się, gdy jesteś zdany wyłącznie na siebie. Nagle okazuje się, że w sieci firm zajmujących się profesjonalnym niszczeniem dokumentów jest jak grzybów po deszczu. Jeśli uwzględnisz w swoich założeniach dwa najważniejsze kryteria, czyli lokalizację i cenę, wciąż zapewne zostanie kilku konkurentów na rynku. Jak właściwie wybrać między nimi? Przeanalizuj ich oferty, sprawdź jak działają i czy są w stanie sprostać Twoim oczekiwaniom.
Jak ocenić czy firma jest dobra dla Ciebie?
Każda firma, aby prawidłowo funkcjonować w danej branży, potrzebuje konkretnego zaplecza technicznego, które pozwoli jej sprostać stawianym wymogom. Aby prawidłowo niszczyć dokumenty, firma zewnętrzna powinna posiadać własną niszczarnię oraz niszczarki przemysłowe, zgodne z normą DIN 66399. Kolejnym ważnym czynnikiem jest zaufana i przeszkolona kadra, bo to ona jest gwarantem bezpieczeństwa powierzanych informacji. Tutaj istotne jest także doświadczenie firmy na rynku. Jeśli dana firma istnieje w tej branży od lat, to dobry znak, bo klienci jej ufają, a także posiada ona wyrobione standardy bezpieczeństwa; tych przy okazji niszczenia i utylizacji poufnych lub tajnych dokumentów nigdy za wiele. Rzetelność i terminowość to także ważne aspekty, którymi powinna charakteryzować się idealna firma. Jednakże w przypadku niszczenia dokumentacji liczy się także kompleksowa oferta. Firma zajmująca się zarówno niszczeniem dokumentów papierowych, jak i tych zapisanych na innych nośnikach danych, będzie najlepszym wyborem, gdyż może się okazać, że prędzej czy później będziesz potrzebował również takiej usługi. Sprawdź, co dokładnie proponuje każda z branych przez Ciebie pod uwagę firm!
