Rozporządzenie Rady Ministrów z 2 listopada 2020 r. (Dz. U. z 2020 r., poz. 1931), obowiązujące w zakresie pracy zdalnej w dniach 3 listopada-4 grudnia br. nie przewiduje takiej formy świadczenia pracy przez wszystkich pracowników Urzędu. Rozporządzenie również nie dopuszcza możliwości zamknięcia urzędu dla mieszkańców.
Dodatkowe obostrzenia w Urzędzie od 17 sierpnia
Nowelizacja rozporządzenia Rady Ministrów przewiduje, że osoba kierująca urzędem (w Warszawie jest to Prezydent m.st. Warszawy) zleca pracownikom pracę zdalną. Rafał Trzaskowski, prezydent stolicy, zleca pracę zdalną urzędnikom już od 16 marca br. A od 17 sierpnia 2020 roku, spodziewając się tzw. drugiej fali zakażeń koronawirusem, dodatkowo polecił, by:
- w każdym pokoju, w miarę możliwości, przebywała nie więcej niż 1 osoba,
- pracownicy urzędu (nim stało się to nakazem powszechnym) nosili maseczki na terenie urzędu,
- w pomieszczeniach socjalnych oraz w toaletach wprowadzić limity osób, które mogą jednocześnie w nich przebywać.
Zachowanie 1,5 m dystansu oraz powszechnie dostępne środki dezynfekujące przy wejściach, w miejscach obsługi mieszkańców czy w toaletach są standardem już od kilku miesięcy.
Zasady pracy Urzędu od 9 czerwca
Prezydent m.st. Warszawy jeszcze przed wakacjami zmienił organizację pracy Urzędu m.st. Warszawy. Najważniejsze wprowadzone wówczas zasady to:
- Obsługa mieszkańców prowadzona jest wyłącznie po uprzednim umówieniu wizyty telefonicznie lub przez system rezerwacji internetowych (rezerwacje.um.warszawa.pl) we wszystkich sprawach realizowanych przez Urząd.
- Bez uprzedniego umówienia możliwe jest składanie pism i wniosków (za potwierdzeniem wpływu). Pisma można składać we wszystkich punktach obsługi mieszkańca (Wydziały Obsługi Mieszkańców, punkty obsługi mieszkańca biur Urzędu), z wyjątkiem niektórych lokalizacji USC.
- Kasy Urzędu działają normalnie – przyjmują wpłaty gotówką oraz kartami płatniczymi.
- Nieczynne są siedziby USC w dzielnicach: Białołęka, Bielany, Ochota, Wesoła, Wilanów i Wola. Mieszkańcy tych dzielnic mogą załatwiać sprawy w pozostałych siedzibach Urzędu Stanu Cywilnego (nie obowiązuje rejonizacja): ul. Falęcka 10 (Mokotów), ul. Grochowska 274 (Praga-Południe), ul. Kłopotowskiego 1/3 (Praga-Północ), ul. Andersa 5 (Śródmieście), ul. Kondratowicza 20 (Targówek), pl. Czerwca 1976 r. nr 1 (Ursus), al. Komisji Edukacji Narodowej 61 (Ursynów), ul. Włókiennicza 54 (Wawer).
- Odwołane są wszystkie dyżury organizowane zwyczajowo na terenie Urzędu (m.in. dyżury radnych, Rady Seniorów, Komisji Dialogu Społecznego, bezpłatne porady prawne, itp.).
- Bezpośrednia obsługa mieszkańców w poniedziałki jest realizowana w godzinach 8.00-16.00.
Urząd był i pozostanie otwarty dla mieszkańców
Obowiązujące rozporządzenie Rady Ministrów z 9 października br. (wraz z nowelizacją z 2 listopada) w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, w par. 24 określa katalog zadań, które administracja publiczna musi realizować dla mieszkańców. Są to sprawy związane m.in. z rejestracją stanu cywilnego, ewidencją ludności i dowodów osobistych; pomocą społeczną, świadczeniem usług komunalnych; działaniami urzędów pracy – w tym wsparcia przedsiębiorców w związku z epidemią wywołaną zakażeniami wirusem SARS-CoV-2, wydawaniem praw jazdy, dowodów rejestracyjnych i innych dokumentów komunikacyjnych, budownictwem oraz planowaniem i zagospodarowaniem przestrzennym, ochroną środowiska, przebudową lub remontem urządzeń telekomunikacyjnych w pasie drogowym.
Sprawy te wiążą się z wydawaniem decyzji, postanowień, aktów czy odpisów zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego. W większości przypadków wydanie tych dokumentów nie jest możliwe za pośrednictwem platformy e-PUAP. Z tego wynika, że Urząd m.st. Warszawy nie zostanie zamknięty, a obsługa klientów nie zostanie wstrzymana.
Praca zdalna nie jest rewolucją
Urząd m.st. Warszawy obsługuje bezpośrednio codziennie od kilku do kilkunastu tysięcy mieszkańców. W okresie pandemii ta liczba jest mniejsza, nadal jednak pozostaje na poziomie kilku tysięcy dziennie. W tym czasie przeorganizowaliśmy pracę Urzędu tak, by była możliwie najbezpieczniejsza dla mieszkańców jak i pracowników. Wypracowaliśmy rozwiązania organizacyjne, w tym zabezpieczenia, sposób umawiania wizyt, realizacji części zadań zdalnie, które pozwalają na zarządzanie miastem i realizację usług dla mieszkańców w tym trudnym czasie.
Aby praca zdalna była efektywna, uruchomiliśmy szereg narzędzi informatycznych, udostępniliśmy części pracowników laptopy, wprowadziliśmy specjalne procedury. Zmiany, których wprowadzenie rząd zapowiedział od 3 listopada, nie są rewolucją. Jesteśmy na nie od dawna przygotowani.
Zgodnie par. 24a rozporządzenia Rady Ministrów, ostateczną decyzję co do rodzajów zadań lub czynności, które mają być realizowane stacjonarnie, pozostawiono kierownikowi urzędu (w naszym przypadku Prezydentowi m.st. Warszawy). To ważne, ponieważ każdy urząd ma swoją specyfikę, różne narzędzia i różną skalę działalności.
Obecnie zdalnie pracuje ok. 30 proc. pracowników Urzędu m.st. Warszawy. Po noweli rozporządzenia Rady Ministrów wskaźnik ten może wzrosnąć – prawdopodobnie do ok. 50 proc.