W
marcu i kwietniu 2020 r. niektóre urzędy państwowe i samorządowe zawiesiły
swoją działalność lub przestały obsługiwać klientów. Urząd m.st. Warszawy przez
cały czas pandemii był i jest otwarty dla mieszkańców, realizuje swoje zadania
i świadczy obsługę klientów, również w standardowej, bezpośredniej formie.
Jednak od 16 marca ubiegłego roku – na skutek epidemii koronawirusa – zostały
wprowadzone ograniczenia w obsłudze mieszkańców. 

 

Mniej
wizyt osobistych, więcej ePUAP i poczty

W
ubiegłym roku do Urzędu m.st. Warszawy oraz 18 dzielnic wpłynęło 565 tys. pism
za pośrednictwem ePUAP. To o ponad 100 proc. więcej spraw wysłanych w ten
sposób niż rok wcześniej. Warszawiacy w 2020 r. rzadziej przychodzili do Urzędu
– aż o 0,5 mln spraw mniej zostało osobiście tak skierowanych. Było to 1,1 mln
w 2020 r. w porównaniu do 1,6 mln za 2019 r. Najbardziej znaczący spadek liczby
odwiedzających odnotowano w dzielnicach: Śródmieście (w 2020 r. 59 tys.
złożonych osobiście pism wobec 112 tys. za 2019 r.) czy w Wilanowie (w 2020 r.
16 tys. wobec 27 tys. za wcześniejszy rok).

Za
to mieszkańcy Warszawy nieznacznie częściej korzystali z poczty – 1,38 mln za
2020 r. wobec 1,22 mln listów w 2019 r., choć w 10 dzielnicach pism
skierowanych do Urzędu było mniej w ubiegłym roku, w porównaniu z 2019 r. 

Urząd
Stanu Cywilnego bardziej online

Urząd
Stanu Cywilnego m.st. Warszawy wydał 268 908 odpisów, sporządzono 4 792 akty
małżeństwa, w tym cywilnych 2 903, a konkordatowych 1 889. Znacznie mniej niż
we wcześniejszych latach zostało udzielonych ślubów poza siedzibą USC – tylko
188. 

Warszawscy
urzędnicy USC wydali również 35 508 aktów urodzenia i sporządzili 22 643 akty
zgonu. Znacząco wzrosła liczba wniosków o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego
złożonych za pośrednictwem platformy ePUAP. Jeszcze w 2019 r. było 8 353
wniosków, a w ubiegłym roku ponad czterokrotnie więcej, tj. 36 677.

Za
pośrednictwem ePUAP znacznie częściej zgłaszano też urodzenie dziecka – w
minionym roku wpłynęło 19 851 takich zgłoszeń on-line (w 2019 r. było to ok. 6
tys.).

Wybory
prezydenckie

W
2020 r. odbyły się dwie tury wyborów prezydenckich. Urząd m.st. Warszawy
utworzył 794 obwodowe komisje wyborcze, do których powołano prawie 7 tys. osób.
Z uwagi na pandemię koronawirusa wprowadzono dodatkowe zabezpieczenia dla osób
pracujących w OKW, jak i mieszkańców głosujących. Frekwencja była jedną z
wyższych w Polsce i wyniosła 77,4 proc. (ponad milion wyborców). 200 osób
skorzystało z zapewnionego przez Warszawę transportu dla osób
niepełnosprawnych, a 30 tys. skorzystało z głosowania korespondencyjnego. 120
286 osób dopisało się do spisu wyborców (tylko na wybory prezydenckie), a 5 292
do rejestru wyborców (dopisanie na prezydenckie i kolejne wybory). Ponadto 81
207 osób otrzymało zaświadczenia o prawie do głosowania w miejscu pobytu w dniu
wyborów. 

Wizyta
w Urzędzie po wcześniejszym umówieniu

Urząd
m.st. Warszawy obsługuje bezpośrednio codziennie od kilku do kilkunastu tysięcy
mieszkańców. W okresie pandemii ta liczba jest mniejsza, nadal jednak pozostaje
na poziomie kilku tysięcy dziennie. W tym czasie przeorganizowaliśmy pracę
Urzędu tak, by była możliwie najbezpieczniejsza dla mieszkańców jak i
pracowników. Wypracowaliśmy rozwiązania organizacyjne, w tym zabezpieczenia,
sposób umawiania wizyt, realizacji części zadań zdalnie, które pozwalają na
zarządzanie miastem i realizację usług dla mieszkańców w tym trudnym czasie.

Obsługa
mieszkańców we wszystkich sprawach realizowanych przez Urząd prowadzona jest
wyłącznie po uprzednim umówieniu wizyty telefonicznie lub przez system
rezerwacji internetowych (rezerwacje.um.warszawa.pl),
co pozwala uniknąć gromadzenia się osób oczekujących.

Praca
zdalna od 11 miesięcy

Charakter
zadań realizowanych przez Urząd m.st. Warszawy wymaga, by znaczna część
pracowników pracowała stacjonarnie. Zlecamy pracę zdalną, by ograniczyć ryzyko
transmisji wirusa, ale dbamy o to, by nie zakłóciło to realizacji zadań miasta.
W różnych okresach zdalnie pracowało od kilkunastu do ok. 50 proc. naszych
pracowników.