Niszczenie dokumentów papierowych wydaje się łatwe i oczywiste. Wykorzystujemy do tego celu niszczarki biurowe i dzięki temu dane zostają usunięte, a ich odzyskanie jest niemożliwe. Jednak czy wiemy, jak powinny być niszczone dokumenty cyfrowe i zapisane na nośnikach danych? Każdy administrator danych powinien mieć taką świadomość, aby prawidłowo i zgodnie z przepisami chronić podlegające mu dane osobowe. Podpowiemy, jak niszczyć dokumenty cyfrowe i jak odpowiednio chronić dane w nich zawarte.
Dokumenty cyfrowe w firmie
Niemal wszystkie aspekty naszego życia w coraz większej mierze przenosimy do sfery cyfrowej. Zjawisko to dodatkowo nasiliło się w obliczu pracy zdalnej. Tym samym coraz więcej dokumentów produkujemy w wersji cyfrowej. Niektóre przedsiębiorstwa odchodzą zupełnie od papierowej dokumentacji na rzecz elektronicznych odpowiedników. Pozwala to zaoszczędzić dużo miejsca w siedzibie firmy. A dzięki wdrożeniu odpowiednich procedur i zabezpieczeń, możemy mieć pewność, że dokumenty przechowywane na dyskach i pamięciach zewnętrznych są bezpieczne. A jakie dokumenty cyfrowe przechowujemy w firmie? Są to wszelkie typy plików, poczynając od dokumentów sprzedaży, przez bazy danych z informacjami o kontrahentach, a kończąc na dokumentach kadrowych i bazach danych z informacjami o pracownikach. Dlatego zachowanie ich bezpieczeństwa, również w procesie niszczenia, jest tak ważne.
Jak niszczyć dokumenty cyfrowe zgodnie z RODO
Z pewnością każdy administrator danych osobowych w firmie zdaje sobie sprawę z konieczności odpowiedniego chronienia dokumentów w każdej formie i na każdym etapie pracy z nimi. Oznacza to, że z taką samą dbałością musimy zabezpieczać dokumenty papierowe, co dokumenty cyfrowe. Oprócz tego musimy pamiętać, że dane podlegają ochronie na każdym etapie ich funkcjonowania w firmie, czyli od momentu pozyskania, przez przechowywanie i przetwarzanie, a na niszczeniu kończąc. Dotyczy to również dokumentów cyfrowych.
Najczęściej wydaje nam się, że niszczenie dokumentacji cyfrowej na nośnikach elektronicznych ogranicza się do skasowania odpowiednich plików. Niestety przepisy RODO mówią co innego na ten temat. W rozporządzeniu o ochronie danych osobowych znajdziemy wyraźny zapis mówiący o tym, że aby uznać dokument za bezpiecznie i trwale zniszczony musi zostać zniszczony jego nośnik w sposób trwały i uniemożliwiający odzyskanie zapisanych na nim danych. W przypadku dokumentów papierowych jest to dość łatwe i oczywiste — należy zniszczyć kartki z danymi. Jednak nie zawsze tak samo jasne jest to w przypadku niszczenia dokumentów cyfrowych. Samo skasowanie plików, a nawet sformatowanie dysku z danymi nie zapewnia należytego bezpieczeństwa. Takie postępowanie wciąż pozostawia możliwość odzyskania usuniętych danych. Nie jest to wprawdzie łatwe, ale możliwe. Należy całkowicie wykluczyć taką ewentualność. Co więc zrobić? Dla zachowania pełni bezpieczeństwa, zgodnego z przepisami, niezbędne jest trwałe zniszczenie nośnika cyfrowego, na którym są lub były przechowywane dane osobowe w formie dokumentów cyfrowych.
Proces niszczenia dokumentów cyfrowych — czy robić to samodzielnie?
Samodzielne niszczenie dokumentów cyfrowych zapisywanych na różnych nośnikach jest możliwe, jednak dość trudne i wymaga wyposażenia w specjalistyczny sprzęt. Tym samym najlepszą odpowiedzią na potrzebę bezpiecznego niszczenia dokumentów cyfrowych jest zlecenie tego zadania specjalistycznej firmie. Zadba ona o każdy etap niszczenia dokumentów cyfrowych i zrobi to zgodnie z przepisami w tym zakresie. W ten sposób przedsiębiorca całkowicie eliminuje ryzyko wycieku danych cyfrowych.
Firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów wyposażone są w niszczarki do utylizacji nośników cyfrowych i optycznych. Jest to najlepsza i najbardziej skuteczna metoda niszczenia dokumentów elektronicznych. Nośniki danych, takie jak dyski HDD, SSD, karty pamięci, pendrive’y, karty chipowe, kasety, dyskietki, płyty i wszystkie inne niszczone są w sposób mechaniczny dla zapewnienia pełni bezpieczeństwa i ochrony danych na nich zawartych. Jest to metoda wysoce zalecana przez specjalistów z zakresu ochrony danych osobowych. Dlatego, aby zapewnić spokój i bezpieczeństwo sobie i swojej firmie najlepiej jest zdecydować się na zlecenie bezpiecznego i trwałego niszczenia dokumentów cyfrowych.